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CREAMS会议室预定数字化解决方案上线!

发布时间: 2022-6-9

作者: 匠人科技

阅读量: 181

“会议室使用3小时,前前后后走申请流程却要3天”


会议室资源管理是横在商办楼宇运营管理常见难题,会议室资源查询、申请流程管理,会议进行中的占用情况显示、会议时长管控,还是会议结束后的收费、统计,无一不磨时间、精力和项目形象。


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CREAMS正式上线会议室预定数字化解决方案!


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利用科技手段实现会议前-会议中-会议后全流程数字化,从会议室预定到会议室数据统计,整体流程用时从3天提速到只需3分钟!


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这些是不是你想要的功能?


通过大量市场调研我们发现,无论是产业园区还是商办写字楼,在会议前、会议时、会议后三个时间点,大多存在以下管理需求:


  • 会议前


针对项目管理的众多会议室,需要在查询、预定、预缴费、人员通知、智能开门这一系列流程中的每一个环节都有智能化的解决方案,例如,用图形化的视图展现所有会议室的占用情况、可预定信息,方便租客在预定会议室时能快速查阅可预定的场地;为提高客户预约效率,在线化的会议室预定、费用预缴也是必不可少的。


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完成在线预约、预定缴费后,需要有邮件、短信、微信公众号推送等多种通知方式,方便及时将会议信息告知企业员工;


会议开始前,与会人员可通过密码、人脸等开门权限方式进入会议室。


  • 会议中


在会议室被预约后,会议室前需要有智能显示器,展示该会议室的当前使用情况以及预定情况,避免其他人员误入或错占;


会议进行中,为避免当前会议过长影响下一场预约,还需对会议室使用时长进行到期提醒,高效管控会议室的使用。


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当前,许多商办楼宇都在使用CREAMS进行资产管理,若能将会议室管理的各种硬件,如智能中控平台、照明系统等,与CREAMS完成对接,将最大程度压缩管理过程中的系统切换时间,大大提升管理效率。


  • 会议后


会议结束后,为方便项目方对会议室使用情况进行统计与分析,需要及时通过预约系统、会议门牌等的状态记录,完成数据的沉淀工作,括每个会议室的使用情况、预定收入、每一场会议的起止时间等等并将数据同步到web端,完成数据的统计与维护工作。


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CREAMS会议室预定解决方案


在需求明确的情况下,如何为商办项目提供有效的解决方案,解决会议室资源管理难题?


匠人科技为有资产管理精细化需求的商办写字楼、产业园区提供会议室预定数字化全流程解决方案,满足项目方对会议室预约、会议室资源发布、楼层导览、在线缴费、数据分析、企业信息发布、短信通知、微信企业号/公众号的绑定等等功能的综合需求。


01 智能展示门牌:清晰显示会议情况


在完成智能门牌的安装后,门牌上将清晰显示会议室名称、当前时间/天气、当前会议区、会议温馨提示、会议详情、企业公告等信息,方便人员查看与知悉。


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02 会议室管理后台:高效管理资源


项目方可通过中控平台智能配置会议室名称、位置、容纳人数、图片、视频等会议室资源,并可对资源进行自定义分组和责任人分配,方便责任到人,快速解决管理过程中产生的问题。


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03 线上预约:园区公众号即可预约


系统支持CREAMS、第三方硬件与微信公众号的打通对接,不仅项目方可以更加方便地发布会议室空闲信息,而且用户也只需通过园区微信公众号进行空闲会议室查询、自主会议预约,高效方便。


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04 数据报表:分析优化会议室资源


在完成会议室管理数据的收集与沉淀后,智能中控平台与CREAMS能对会议室的使用情况、使用时长、会议室内系统使用情况等数据进行分析,以针对性提出会议室资源优化方案。


在完成会议室资源线上管理后,管理人员能轻松对园区内企业的会议室使用习惯进行分析与总结。


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例如,哪个时间段是企业的会议高峰期,可以在用户进行预约时为他们提供建议与参考,或者为企业日后进行会议室规划提供真实的案例依据,而这项工作通过线下传统统计方式是很难完成的。


05 打通门禁系统,提升管理效率


通过CREAMS电脑端与门禁控制器、直控电源方式的对接,实现不同会议状态下的门禁开关动作。例如,在日常无会议召开时,门禁处于关闭状态,当达到会议召开时间且用户进行会议签到后,门禁处于开启状态。


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匠人科技始终认为,数字化转型并不仅仅是采买一套信息化系统,信息化、数字化只是手段,不是目的,利用数字化手段提升「经营力」才是目的。


通过会议室预定数字化的推进,产业园区、商办写字楼能够逐步实现会议室预定全流程效率、会议室资源管理水平、项目品牌形象以及增值收益的四大模块的价值提升,从而推动项目经营力、竞争力的综合提升。


文中提到的产品

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