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资管方法论|楼宇运营方如何通过开好一场会,做好过程驱动?
发布时间: 2020-06-29


导读:在楼宇管理上,如何促进组织目标达成,管理者最常用的手段就是定绩效、开会。通过考核核心指标做到目标驱动,通过开各种早会、晚会、周会、月会、季会等会议做好过程驱动,以确定最终目标达成。

但是,开会只能意味着比较忙碌,不能意味着开会是有价值的。如果开会不能产生价值,如果开会不能保证高效,组织反而会陷入“虚假繁忙”

匠人团队在调研几家优秀的楼宇运营方会议工作方法和内容后,本文将向大家详细介绍怎样把一个会高效地开好,做好过程驱动:



01 
明确会议要解决什么问题

围绕着楼宇运营方 “收益最大化”的组织目标,从收支两条线入手做好降本增效:如何增加收入、如何降低成本。在增加收入部分,重点关注关键经营指标和招商数据;在降低成本,则需重点关注风险评估数据。

经营指标


办公楼宇资产管理的本质:收益=空间*定价*时间。其中,空间是固定值(排除偷面积的情况),但定价和时间是在某一区间里的动态值,收益就是一年时间有多少天产生收益,以怎样的定价产生收益。我们所有管理本质上就是在管理这两个动态值:定价、时间。

因此,在关键经营指标上,优秀的楼宇运营方基本都在关注以下几个数据指标:计租率、出租率及环比、在租均价及环比、租金收缴率。


现在这个行业很多的团队只有出租率概念,没有计租率的概念。计租率是在一定周期之内产生的,计租率越高,这个项目越优秀。出租率只能代表资产当前时间节点达到了一个什么状态,它并不代表过程怎么样,只代表未来可能会很好,但也有不确定性,可能明年五六月份一下子很高的流转率出租率就又下来了。


站在业主或投资者的视角,出租率仅仅代表了某个特定时点有多少面积在产生租金,并不能准确反映特定时间段的空间利用情况。然而,投资者最应该关心的却是后者。为了最科学的反映真实租金收入情况,匠人科技提出了“计租率”概念。


计租率公式:计租率=(时间段内各合同计租天数×合同租赁数量)/(时间段总天数×房源总租赁数量) 


注:时间段内各合同计租天数=以合同基础条款中的,合同计租开始时间到合同到期(未退租:合同失效日;已退租:合同退租日)在对应时间段内覆盖的天数。

匠人科技,公众号:经济下行,聚焦出租率就能换来高收益吗?

我们在看出租率的时候,上个月的出租率跟我们这个月的出租率一定会有变化,所以它的环比到底是增长还是下降,因为这里面涉及到退租、新进的成交,所以说每个月看一下我们的出租率以及我们的环比数据。

为什么要加环比?因为今年我们这个行业流转率相对来说比较高,拿目前整个杭州的状态来说,在过去平均的流转率大概是12~15%,今年则在23~22~25之间,增加了10个点的流转率,流转率越高,特别是被动流转,其实对我们资产运营方来说是很有压力的。你的流转一旦控制不好,会产生非常多的流转空置期,同时在招新的客户也会存在大量的成本,免租期的成本、中间的成本等等。

某楼宇数据化后台示例



在租均价是指项目里面所有在租合同当前节点的平均租金,也是节点价格。


很多人对价格有误会,比如说最近成交租金大概到了5块,大家就会说我们项目已经到了5块,这个5块只是最近刚刚成交了一两套5块的,他就说自己是5块。但当前所有合同在租均价,是所有合同的平均价格,是相对比较靠谱的数字。关注在租均价及环比,才能避免所谓的数据维度的误判。



租金收缴率,直接体现运营方的租金收回能力,也将制约资金周转。如果租金收缴率低,运营人员应加强调查研究,查明原因;根据租金管理政策,采取措施提高楼宇租金收缴率,及时催促拖欠户交纳房屋租金。

招商数据


随着市场供求关系变化、经济红利的消失,在商办下半场,招商就是一场资源争夺战。这也正在倒逼我们招商团队必须由从前的长周期静态管理切换至更加精细化的短周期动态经营。

优秀的业主方跟招商部,他们对产品调整、经营策略调整、价格定位的调整等等,都是基于月度或季度来进行,实时基于市场状况来进行变化,以跟上市场的变化。他们日常会议也将重点关注以下方面数据:市场的产品需求、客户画像、渠道管理、流失原因分析。

  • 市场需求分析:需求面积区间、成交面积走势


举个例子,假设我们这个项目还有个500-1000方的房源没有租掉,但是目前很多客户大部分都是需求在哪里?有时候我们的存货跟市场需求是偏离的。


其实,现在很多项目已经开始把固定化户型变成可以随时调整的户型,他们就是为了能够时时切合市场需求,所以了解客户需求面积区间非常重要,对于产品重新规划非常有指导意义。


  • 客户画像分析:客户走势、客户行业、客户选址目的、成交周期、流失原因


1. 客户走势分析。我们每个月、每一周的客户来访分析走势怎么样的,每一天的走势是怎么样的?我们的访客量跟整个成交量对比是怎么样的,让我们整体招商情况有更直观的感知。



2. 客户行业分析。行业分析,跟一些特殊属性的公司密切相关,例如互联网、金融和设计行业。这个对于我们一些楼宇里面的要求服务,包括他的工作人数、加班时间,加班时间还涉及到空调开放时间等等。每个行业的工作习惯都不一样,所以需求也会不一样。客户行业分析,对于我们未来配套服务跟进,非常有指导价值的。


3. 客户选址目的。了解这个客户他到底是扩租的还是迁址的,还是一个新的公司选址,还是说珠从其他地方过来的,还是开分部的?这里面隐藏着大量的信息,包括一些公司发展好,特别是刚刚拿到融资扩租了。招商具有集群效应,好的公司一定会带到好的公司过来。


4. 成交周期分析。今天,我们接待一个客户,到底是7天之内成交还是半个月之内成交,还是一个月之内成交,能反映什么问题呢?反映这段时间客户紧急程度。那么,我们就可以调整我们的谈判策略、定价策略、优惠方式策略。


5. 流失原因分析。很多事情,我们只关注入驻企业的各项数据,但我们很少分析流失原因。我们有一句话讲得好,我们死至少要知道是怎么死的,话虽然很糙但必须重视,我们一定要去追踪客户的回访电话,我们要通过客户对于我们的反馈集中在哪些方面,来做解决问题优先级排序。




  • 渠道管理:客户来访渠道占比、中介渠道效能


1. 客户来访渠道占比。分析不同渠道的人能效是怎么样的,通过渠道效能,倒推到我们的整个广告投放推广、投放的预算。


2. 中介排行榜、未带看中介/经纪人。


我们经常发现,每一个项目,大家合作中介公司和经纪人基本上都会有个50家,最后在某一个阶段真正实现客户带看的,可能就只有那么6、7家,其他所谓的合作,基本都是属于无效合作。


后来,我们针对这个问题做了深度研究,我们发现这是一个人性的问题。大多数招商部的渠道人员,大家更倾向性选择跟我们有成交过的中介去沟通。为什么?因为大家会觉得,经纪人公司在我们这里成交了,在你这里赚到钱了,态度又很好,大家都很熟了,沟通频率自然很高。



但是,我们换个角度讲,已经成交过在我们这里赚到钱尝过甜头的,我们需要很频繁地去沟通吗?不一定。因为他已经知道你这个项目是可以租的掉的,能赚到钱,他们会对这个项目有基础。



反而,我们发现有很多的招商人员会忽略什么?忽略很多项目带看过,后面就没有再带看了,大部分都被忽略掉,我们的渠道管理并不到位,但是可能我们日常也不会去发现。所以,“已经带看过,但是后来又很长时间没有带看”这种数据提醒特别重要。


维护渠道,更重要是维护能给我们带来增量客户的渠道。当我们可以直观通过中介排行榜,了解到哪些公司把我们项目列为主力项目推广,哪些中介是带看了几次都没有成交的,围绕着整个增量带看目标,我们必须对于整个渠道进行有选择性地重点维护。

风险评估指标


楼宇管理最大的风险,就是空置风险。围绕着空置率,优秀的楼宇运营方日常会议最常关注以下几个核心指标:合同到期监测、续约盘点、退租预警及分析、房源空置分析及解决方案、全年计租率监测、竞品监测、现金流监测。

1. 合同到期监测。每个月都要关注楼里面的合同到期监测以及合同到期分布,要去提前判断,以便提前准备招商、续约等相关工作。

2. 续约盘点。续租这里面会涉及到很多的问题,可能会有新的价格体系,新的合同标准,以及租客对我们的续租意愿。业主方是弱势方,需求方是强势,所以说他会拿“我要迁走”,来作为谈判筹码。这要求我们对于自身板块竞争力做准确判断,结合租客质量、续约条件综合评估。

某楼宇数据化后台示例


3. 退租预警分析。现在我们现在行情是一个相对来说比较波动的状态,而且同时又是一个需求方比较强势的状态。可能楼里面的每一个客户外面都有无数的业主盯着他、给他们政策和条件。所以说我们对自己的退租预警、包括分析,这也是在今年这种行情下,这种状态下是我们定期要做的一个工作。

4. 房源空置分析及解决方案。首先,我们必须要把当月空置房源盘下来,包括空置时间、空置户型占比等。接着要分析不同户型的竞争力。目前整个行业很少可以精准评测房源竞争力,任何的产品的竞争力是可以创造出来的,包括我们的户型的配比、户型的分割、我们交付标准的策略、价格策略,我觉得其实可以通过很多其他的手段来创造竞争力。

5. 全年计租率的监测。刚才讲到我们所有的收益是由两个数据指标组成的,计租率以及计租均价,所以我们要对整个项目今年的计租情况进行预判:是不是可以达到我们今年设定的目标,去规划每个季度的阶段性目标。如果你今年所有的出租的要求跟达标都压在下半年的话,你的计租率就会非常难看。计租率是基于全年来看的,下达什么样的指标非常重要。


6. 竞品监测。我发现我们很多的项目在做竞品监测的时候,他的周期会拉得很长,要么就是在我们新项目入市的时候会做一下进行监测,要么是项目经营非常差的时候进行监测,我发现平常很少会去做竞品的实时监测。为什么说竞品监测一定要成为我们会议的不可缺少的内容?因为你的竞品正天天盯着你的租客。

我们对于竞品监测一定要时时关注,把它纳入我们的会议内容范围,包括最近的租金情况,中介对他们的项目评估,带看的意愿,带看的排名优先级。我们一定是要让我们的项目在竞品的圈子里面保持最具竞争力的这么一个核心点。

7.现金流监测。我觉得任何一个在企业经营的时候,现金流是核心的生命线。特别是对于我们很多二房东来讲这个特别重要,因为他是收进我们的租客,支付给上端的业主的中间环节,所以现金流的安全跟排布是非常重要的一个事情。


02
高效、100%准确地准备会议数据

所有核心问题的解决和分析,都离不开大量、准确的数据的支持,然而,这却形成了行业“表哥”“表姐”的现象。很多运营经理、招商经理表示,在每个月的会议前3~5天时间,团队成员都很辛苦,熬夜整理数据。

当我们整理数据的效率太低了,这已经不是个人用心程度的问题,团队成员精力压根不在思考问题、解决问题上,而是做EXCEL和PPT上,那么在发现问题的准确性、处理问题效率必然很低。在会议之前,我们必须达成共识,资产管理不是一个劳动密集型行业,而应该是个偏精英化的团队,我们需要把更多时间花在思考上,而不是处理手工帐。

另外,有时更糟糕的是,往往在会议上才发现,辛苦整理的数据存在互相矛盾、出错。因为手工帐,数据难以避免数据缺失、数据失真等问题,尤其是部门围墙所形成的数据孤岛,哪怕存储大量数据也无法深入剖析。当数据经不起穿透,那么数据分析就是为了汇报而汇报。

借助第3方数字化工具,高效准备会议数据


所有重复性、低技术含量的工作都会被更低成本、更容易复制的方式所替代,这个方式就是数字化工具。工欲善其事,必先利其器。匠人资产管理系统CREAMS数据驾驶舱功能正是致力于帮助楼宇运营方解决资产评估可视化。

使用匠人CREAMS数据舱,管理层就可以看到经营的全貌可谓“一屏在手,运营全有”,实现资产运营健康度的全方位动态评估、监测。


数字化前后对比


匠人CREAMS数据驾驶舱将从海量大数据采集、清洗、挖掘得到的数据结果,以具体数字和指标为依托,通过专业设计的动态样式,可以增强数据的呈现效果,方便用户以更加直观的方式观察数据,进而发现数据中隐藏的信息,深入挖掘业务价值。


某楼宇数据化后台示例


目前,匠人科技服务已成功部署北京、上海、广州、深圳、杭州、成都等二十几个主要城市,已帮助超过10000幢办公楼宇和园区实现数字化管理,其中包括了上海复地、广州时代地产、深圳田厦、世联空间、顺丰创新中心等标杆项目。


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为更好助力写字楼用数据指导资管优化,从收入和成本细化,匠人CREAMS已为商办地产的资产管理设计出38个专用的数据维度,写字楼管理层使用电脑/手机APP即可将整个资产包的走势、空置黑洞、租金的流失看得很清晰,用数据驱动智慧决策。


匠人CREAMS基于管理者视角设计核心数据维度


企业的利润有多少?未来现金流又如何?留存了多少资产?这些留存的资产又该如何盘活?以前难以准确回答、靠经验回答的问题,推行数字化之后,只要打开数据舱看板都一目了然。


基层用数据发现问题、中层用数据发现规律、高层用数据发现机会、决策层用数据发现趋势。


数字化不仅是信息系统的升级或扩容,更是管理模式的一种变革,用数据思考、用数据说话、用数据追溯,用数据决策。


某楼宇数据化后台示例



效率提升的背后,是资管专业能力的价值体现。


从资产价值的决定因素来看,资产估值(V)= 净运营收入(NOI)/ 资本化率(Cap),在当前的中国市场,如果NOI提高1千万,那么资产价值就有可能增加2亿之多,这2亿多的估值差距,背后就是数字化带来效率提升的乘法效应。


这也正是匠人科技开发CREAMS的初心 —— 用科技提升资产价值。我们希望通过数字化工具和手段重构写字楼运营和管理模式、业务模式,释放大量重复性工作,将时间专注于细化管理颗粒度,提升资管经营能力,从而提升资产价值。



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关于匠人科技

匠人科技(www.creams.io)成立于2015年,是国内深受欢迎的办公楼宇数字化综合服务提供商,致力于用科技提升商办资产价值。
目前,匠人科技服务已成功部署北京、上海、广州、深圳、杭州、成都等二十几个主要城市,已帮助超过10000幢办公楼宇和园区实现数字化管理。匠人科技以“多场景、多产品、多角色”战略全面布局商业地产产业,现产品体系包括匠人CREAMS(资产管理系统)、匠人LikeCRM(招商管理系统)和 经纪互联(经纪人作业工具)。
匠人科技在成就客户的同时,也获得了各领域的肯定。自2015年以来,匠人科技陆续获得启赋资本、硅谷银行、晨兴资本等多家机构的投资,近期更是获得由红杉资本领投B+轮融资。


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